Die Datei, die niemand mehr versteht
Über Jahre gewachsen, verschachtelte Formeln, keine Dokumentation. Wer sie ändert, weiß nicht, was er anderswo kaputt macht.
EXCEL- UND DATENPROZESSE · AUTOMATISIERUNG · KI-ENGINEERING AUS WIEN
Vom Excel-Chaos zum zukunftsfähigen SystemAnalyse, Beratung und Umsetzung
Gewachsene Excel-Tabellen, Makros ohne Dokumentation, Standardsoftware, Zahlen, die mehrfach von Hand erfasst werden: Das analysiere ich, entwerfe einen Weg heraus und baue die Lösung. Gewachsene Excel-Tabellen, Makros ohne Dokumentation, Standardsoftware, komplizierte Prozesse: Analyse, Lösungsweg und Umsetzung
- 20 Jahre Praxis — IT-Business-Analyse und Datenprozesse
- KI-Engineering für passgenaue Lösungen — Analyse und Umsetzung aus einer Hand
- Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle, DSGVO-konform DSGVO-konform, Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle
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20 Jahre IT-Business-Analyse, Excel-Entwicklung und Projektleitung
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KI-Engineering für schnellere, günstigere und passgenaue Umsetzungen
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Datensicherheit DSGVO-konform, Verarbeitung in der EU oder im eigenen Haus
AUSGANGSLAGE
Kennen Sie das?
Makros ohne Besitzer
VBA-Code von einem Mitarbeiter, der das Haus verlassen hat. Es läuft noch, aber niemand kann es anpassen.
Die Access-Datenbank von damals
Sie trägt einen Kernprozess und läuft auf einem Rechner, den man besser nicht neu startet. Jede Windows-Aktualisierung ist ein Risiko.
Standardsoftware, die fast passt
Teuer lizenziert und trotzdem daneben. Was fehlt, wird in Excel nebenher erledigt.
Dieselbe Zahl an vier Stellen
Daten werden mehrfach erfasst, weil die Systeme nicht miteinander kommunizieren. Welche Version stimmt, weiß am Monatsende niemand sicher.
Der Bericht, der zwei Tage kostet
Zahlen von Hand zusammensuchen, prüfen, formatieren. Jeden Monat aufs Neue, und jedes Mal bindet es genau die Person, die anderswo gebraucht würde.
DER WEG HERAUS
Vom gewachsenen Stückwerk zu einem System, das trägt
Es geht nicht darum, Excel zu ersetzen. Das Ziel ist, Zahlen, Abläufe und Zuständigkeiten zusammenzuführen, Prozesse zu verkürzen und Daten und Auswertungen auf Knopfdruck bereitzustellen.
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01
Mehrere Systeme, kein Zusammenhang
Heute01Ein System, eine Wahrheit
Danach -
02
Zahlen von Hand zusammengesucht
Heute02Auswertung auf Knopfdruck
Danach -
03
Wissen hängt an einer Person
Heute03Transparente Regeln und ein klarer Ablauf
Danach -
04
Änderungen sind ein Risiko
Heute04Skalierbar ohne Systembruch
Danach
Karte anklicken, um zu drehen
ANALYSE
Erst durchleuchten, dann entscheiden
Ich analysiere Ihre Prozessflüsse und Arbeitsabläufe vom ersten bis zum letzten Schritt. KI-gestützt und über alle Ebenen hinweg: Prozesse, Dateien, Datenbanken und den Programmcode dahinter, auch dort, wo seit Jahren niemand mehr hingesehen hat.
Klarheit über die Datenflüsse
Eine transparente Gesamtsicht auf Ihre Datenflüsse und System-Schnittstellen. Sie sehen vollständig, was wohin fließt und an welchen Stellen Information verloren geht.
System- und Prozessdefizite
Eine präzise Erfassung der fachlichen und technischen Schwachstellen im bestehenden System, objektiv bewertet und nach geschäftlicher Dringlichkeit gereiht.
Automatisierungspotenzial
Ein belastbarer Fahrplan: Welche Arbeitsschritte lassen sich optimieren oder automatisieren? Welche Technologie passt zu Ihren Anforderungen?
Entscheidungsgrundlage
Aufwand, Nutzen und Reihenfolge werden benannt. Sie entscheiden auf Basis von Zahlen, nicht auf Basis eines Bauchgefühls.
Vorgehen
Von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb
Es bleibt nicht bei der Theorie. Gemeinsam definieren wir ein Zielbild, anschließend übernehme ich die technische Entwicklung.
Analyse
Erst verstehen, dann bauen Ich nehme die tatsächlichen Abläufe auf, samt Dateien, Datenbanken und dem Programmcode dahinter.
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01
Prozessaufnahme
Wie gearbeitet wird, nicht wie es im Handbuch steht.
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02
Datenlandkarte
Welche Quelle liefert was, wo wird doppelt erfasst, an welcher Stelle geht Information verloren.
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03
Bestandserhebung
Was steckt in Dateien, Makros, Altsystemen, etc. und wie hängt das alles zusammen?
Lösungskonzept
Zielbild vor der ersten Zeile Code Gemeinsam legen wir fest, was künftig automatisch läuft und was bewusst manuell durchgeführt werden soll.
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01
Lösungsdesign
Was zum neuen System gehört, was draußen bleibt, und wie Zahlen dazwischen wandern?
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02
Passende Technologie
Welche Technologien passen am besten zu Ihren Anforderungen und Bedürfnissen.
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03
Priorisierung
Anforderungen werden nach geschäftlichem Wert gereiht.
Umsetzung
Alles aus einer Hand Ich entwickle, was wir gemeinsam beschlossen haben.
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01
KI-gestützte Entwicklung
Neueste KI-Methoden gemeinsam mit 20 Jahren Erfahrung in IT-Business-Analyse und Datenmodellierung verkürzen Analyse und Umsetzung erheblich.
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02
Datenübernahme
Struktur und Qualität werden vorher geprüft, Widersprüche bereinigt.
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03
Schrittweise Ablöse
Zuerst der Kernprozess. Was darüber hinausgeht, folgt in weiteren Ausbaustufen.
Betrieb
Läuft, ohne dass jemand danebensteht Der Produktivstart wird von mir begleitet, nicht überlassen. Danach zählt, dass das System im Alltag trägt und Auffälligkeiten sichtbar werden, bevor sie stören.
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01
Produktivstart
Nach umfangreichen Tests und Einschulungen schalten wir das neue System live.
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02
Ansprechpartner
Nach dem Livegang stehe ich für Fragen und weitere Wünsche jederzeit zur Verfügung.
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03
Weiterentwicklung
Neue Anforderungen und Ideen können schrittweise eingebaut werden.
ARBEITSWEISE
KI-Engineering statt KI-Consulting
Ich verkaufe keine KI-Strategie und keinen Workshop. Ich setze künstliche Intelligenz als Werkzeug ein, in der Analyse, in der Entwicklung und in der Qualitätssicherung. Für Sie zählt daran nur eines: Sie bekommen bessere Lösungen schneller und zu geringeren Kosten.
Die Kombination aus langjähriger Erfahrung in der IT-Business-Analyse und Datenmodellierung mit modernsten KI-Entwicklungsmethoden beschleunigt die Entwicklung unternehmensspezifischer Anwendungen spürbar.
WIRTSCHAFTLICHKEIT
Warum maßgeschneiderte Software heute leistbar ist
KI-gestützte Entwicklung hat Analyse und Umsetzung erheblich beschleunigt. Was früher ein Budget voraussetzte, das nur große Organisationen aufbringen konnten, ist heute auch für mittelständische Unternehmen ein rentables Investment.
Sie erhalten Software, die sich nach Ihren Abläufen richtet, statt Abläufe, die sich an eine Software anpassen müssen.
Das ist der Unterschied zur Standardlösung, für die Sie Lizenzen zahlen und trotzdem Ihre Prozesse verbiegen. Und es ist der Unterschied zum klassischen IT-Projekt, bei dem die Abstimmung zwischen Beratung, Entwicklung und Betrieb schwerfällig und kostspielig ist. Hier stammt alles aus einer Hand, schlank und ohne „teure Übergaben“.
DATENSICHERHEIT
Ihre Firmendaten verlassen das Haus nicht
Die häufigste Frage zum Einsatz von KI- und Cloud-Produkten in Unternehmen lautet nicht, was sie leisten, sondern wo die Daten liegen und ob sie geschützt sind. Diese Frage wird vor der Umsetzung geklärt, nicht danach und die Antwort richtet sich nach Ihren Bedürfnissen, nicht nach der einfachsten Umsetzung.
Die Daten bleiben bei Ihnen oder Verarbeitung in der EU
Je nach Schutzbedarf läuft die Verarbeitung vollständig in Ihrer eigenen Umgebung oder bei einem Anbieter mit Rechenzentren innerhalb der EU. Beides ist möglich. Die Entscheidung fällt vor der ersten Zeile Code.
Keine Firmendaten im Training
Es geht um eine Verbesserung Ihrer Prozesse. Das System wird anhand von Testdaten getestet und stabilisiert. Ihre firmeneigenen Daten werden niemals KI-gestützt verarbeitet!
DSGVO von Anfang an
Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Löschfristen und Auftragsverarbeitung werden mit der Lösung entworfen.
Nachvollziehbar statt undurchschaubar
Bei wichtigen Entscheidungen schlägt die Maschine vor, der Mensch entscheidet.
Sicherheit ist kein Zusatzpaket, das man dazubuchen kann. Sie ist entweder Teil des Entwurfs oder sie fehlt.
KUNDENSTIMMEN
Was Kunden über die Zusammenarbeit sagen
„Herr Hochedlinger hat unsere Exceltabellen in ein zentrales, durchdachtes System überführt. Jetzt läuft alles deutlich schneller und wir haben endlich einen Überblick.“
„Die Automatisierung unserer monatlichen Reportings spart uns jede Woche Stunden an Arbeit und wir können uns endlich auf die Bewertung der Ergebnisse statt auf die Erstellung und Durchführung von Auswertungen konzentrieren.“
„Durch die Beratung und Optimierung von Herrn Hochedlinger konnten wir endlich unsere komplizierten und fehlerhaften Prozesse in ein sauberes System überführen. Damit arbeiten wir heute deutlich schneller und effizienter.“
HÄUFIGE FRAGEN
Excel ablösen, Prozesse optimieren – die häufigsten Fragen
Ab wann lohnt es sich, Excel abzulösen?
Zwei Wege zur Ablöse von Excel sind typisch: Automatisierung, wenn Abläufe sich wiederholen, und eine Datenbankanwendung, wenn Excel als gemeinsame Datenquelle nicht mehr ausreicht.
Automatisierung lohnt sich, wenn
- dieselben Abläufe regelmäßig von Hand ausgeführt werden und Zeit binden
- Berichte vor allem gebaut und formatiert werden, statt die Zahlen zu prüfen
- Daten zwischen Dateien oder Systemen manuell übertragen werden müssen
- Korrekturen nach Tippfehlern, vergessenen Schritten oder abweichenden Versionen regelmäßig anfallen
Eine Datenbankanwendung lohnt sich, wenn
- mehrere Personen an denselben Zahlen arbeiten
- zusammenhängende Daten über mehrere Tabellen verstreut liegen
- Daten mehrfach erfasst werden oder unklar ist, welche Version gilt
- Menge, Rechte oder gleichzeitige Nutzung an Excel-Grenzen stoßen
Wir sehen uns die individuelle Situation gemeinsam an und erstellen daraus eine klare Handlungsempfehlung.
Was passiert mit unseren Daten, wenn KI im Spiel ist?
Das wird vor der Umsetzung geklärt, nicht danach. Je nach Schutzbedarf kommen ein Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung oder Dienste mit Verarbeitung innerhalb der EU infrage. Die Entscheidung richtet sich nach Ihren Daten, nicht nach dem bequemsten Werkzeug. Mehr dazu im Abschnitt „Datensicherheit" oben.
Muss gleich alles auf einmal ersetzt werden?
Nein. In der Regel wird zuerst der Bereich abgelöst, der den größten Aufwand verursacht. Die übrigen Abläufe (Tabellen, Programme, etc.) laufen weiter, bis sie an der Reihe sind. Das hält Risiko und Budget kalkulierbar.
Was passiert mit den bestehenden Daten?
Bestehende Daten werden in einem eigenen Migrationsschritt ins neue System übernommen. Wenn notwendig und gewünscht, kann mit der Übernahme eine Datenbereinigung stattfinden (z. B. Dubletten, verschiedene Versionen, etc.).
Was kostet das, und wie wird abgerechnet?
Die Kosten richten sich nach dem Umfang und der Komplexität des Projekts. Nach einem kostenlosen Erstgespräch und einer Analysephase erhalten Sie ein maßgeschneidertes und unverbindliches Angebot.
Können wir nur die Analyse beauftragen?
Ja. Das Ergebnis ist so aufbereitet, dass ein anderes Team damit arbeiten kann: Prozessaufnahme, priorisierte Anforderungen, Lösungsentwurf und Aufwandsschätzung. Manche Kunden nutzen das als Grundlage für eine Ausschreibung.
Arbeiten Sie auch außerhalb von Wien?
Ja. Der Sitz ist Wien, die Betreuung erfolgt österreichweit und im übrigen deutschsprachigen Raum. Analyse und Entwicklung laufen zu großen Teilen remote, Termine vor Ort sind nach Bedarf möglich.
KONTAKT
Wo drückt es bei Ihnen am meisten?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangslage. Sie erhalten eine erste Einschätzung, ob eine Systemumstellung sinnvoll ist und wo Sie den größten Nutzen haben.
Gerald Hochedlinger
Excel Experte & IT Business Analyst